用户查找利用。这样随时归档，一方面可 以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另
一方面也符合电子文件自身的特点，快速 便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破 坏。
 

三、信息保护的差异
纸质档案保护工作的目标是使档案的
2．电子文件的归档方式与传统档案不 同。电子文件由于采用电子编码技术，可
以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以
更改，这些都使电-y-文件的原始凭证性辨 别变得复杂而困难。因此，电-y-文件在形 成过程中要随时进行数字签名、信息认证、 身份验证和加密保护，保证文件在传输、处 理过程中不会出现错误，以确保档案部门 收到的电-y-文件的原始性、真实性和准确 性，保证电子文件的法律凭证地位。
3．电-y-文件在保管方式上和传统档案 有差异。电子文件载体易老41=变质及信息
多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影 响电-y=文件的长期可读性。档案部门可以
在接收到电子文件后打印出一份纸质档案 以作备份，但最终的解决办法还是需要计 算JOt技术的发展和3：C42t=形成部门的配合，
档案部门在接收至I．I电子文件后对文件进行 格式转换，以通用、统一的格式存储接收到
的电-y-文件档案，以便将来计算机技术发
展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息 资源方便利用。
4．电-7=文件的分类、编目等管理方式 与传统档案不同。因为电子文件的特殊
性，可以达到文件的一级管理，所以，档案
部门在接收到文件同时，可以马I-给每份
文件编制一个唯一的文件号，并给出相应 的分类号和档案号，根据上下行文之间的 关系，再给出相关文件号，在归档的同时进 行主题词标引、著录。技术条4Lt=允许时可 以编制多角度、全方位的检索2／2具方便检 索查询信息。用户只须给出文件分类号或 主题词，即可以找出相应的文件和相关的 上下级行文及IN'4Lt=，从而大大减轻档案工
作人员的劳动强度。
5．电-y-文件查询利用方式和传统档案 不同。只有符合一定条件，利,EB者才能注 册、登记成为电-y．文件中,11,-或电-y-档案馆 的会员，会员就可以通过远程登录等方式， 经电-y-文件中心进行确认身份并确定查阅 权限获得许可后，才可以查询有关的电子
档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询 费用。
由以上分析不难看出，计算JOt网络技
术的快速发展，为档案工作者转变传统观 念创造一种难得的机遇。档案部门今后工 作重点应是依靠现代信息技术先收集整理
动态信息，而后再考虑保存它的载体，实现 向“以计算机档案数据处理为中心”的212 作模式的转变。x,-J-于计算机网络与电子文 件所存在的技术I--的弱点只能靠技术上的 发展去解决，作为计算机网络的使用者，电
-y：文件的形成和保管者有责任关注信息技 术的最新发展，需要不断研究并使用诸如 防火墙、密码技术、网关、虚拟保险箱、电子 印章、电子水印等最先进信息技术，以确保 电-y=文件的数据安全。可见，当今档案_q2 作者不仅要掌握传统纸质档案的管理知 识，详细了解它与电-7=文件管理的异同，并 借助传统管理方面的技术与经验优势，以 做好电子文件档案的管理工作，而且更要 努力学习并掌握计算机网络技术、数据库 管理、网络管理、电-T-档案的管理与保护等 方面基本技能，提高掌握和应用信息技术 的能力，做到与时俱进，不断提高档案管理 zloF-。

参考文献
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