高校的文件是高等学校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的具有特定效用的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的信息记录；高校档案是其中对学生、学校和社会有保存价值的部分，一般包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等十一大类。高校文件和档案（以下简称文档）以静态方式记录着高校的过去和现在，并以动态方式为高校未来的发展、学生的成才、教师的成长提供着信息保障。以文档资源为核心的知识服务体系是以知识管理理念为依托，以满足用户需求为导向，运用先进的信息技术，以高校文档资源为核心，凝聚并吸引各类信息以为高校各项职能的实现提供智力支持的服务体系。
　　科学合理的高校知识服务体系将有助于实现学生的全面发展，有利于实现教师教学科研能力的提高，有助于实现学校管理水平的提升。高校知识服务体系的实现是一项复杂的系统工程，也有多种实现选择，高校的文档资源以其自身来源与形成特点，为这一体系的实现创造了一个低成本、高效率的突破口。
　　一、“以文档为线索”倒推高校用户知识需求
　　在信息社会的今天，大多数组织被形形色色的信息包围着，单纯从数量上看，较之过去，现代社会组织的信息拥有量呈指数增长。很多组织也建立了各种数据库、知识库，以便更好地收集、利用信息。诚然，丰富的信息资源是现代组织发展的重要保障。但是，只有经过去粗取精、去伪存真的信息才能有效地被组织利用，只有满足用户的利用需求，与用户需求最大程度相匹配的信息才是最有价值的信息。因此，我国高校以文档资源为核心的知识服务体系的实现必须以一个满足高校各类用户需求的知识库为基础，不同用户均可从该知识库中满足需求，如学生学习效率的提高、教师科研的创新、管理人员的高效等等。
　　那么，如何有效地把握用户的需求呢？众所周知，高校学生队伍数量庞大，且流动性较强；教师队伍从助教到教授层次不一；各类管理人员工作性质差异较大。这给我们从用户入手，准确把握用户知识需求的规律带来了极大困难。“文档”在此时成为我们一条重要的线索，以文档为突破点，通过对其进行梳理来倒推用户需求规律，不失为一种高效、准确方法。
　　程序性工作和非程序性工作的处理是我们工作的重要内容，而文件是社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录，是信息传递、处理事务的重要工具。在处理大量的程序性工作中，每个组织形成了大量的文件，相同文种的文件，结合不同的具体内容被反复使用；在处理非程序性工作中，文件伴随着工作流产生、运转。可见，文件记录了我们工作的流程、内容，是组织运转的物化缩影，是个人、团队、组织工作过程与成果的外化。有保存价值的文件，经过归档形成档案，定期或永久保存，为我们今后的工作提供了宝贵的资料。从文件和档案中，我们能清晰地看到，每一个部门形成了哪些类型的文件，每一个部门工作重点是什么，不同时期，该部门的工作发生了哪些变化，有哪些规律等等。据此，我们不难预测、推断出该部门今后的工作任务和工作重点。而支持这些工作任务完成的信息源必然会成为用户下一阶段的信息需求。简言之，文档来源于工作实践，反映了工作过程，是各项工作“物化”“有形化”的结果。基于组织运转的连续性和有序性，这一结果——文档，必然暗含了今后工作的影子。由此可见，我们可以从文件和档案“倒推”出用户的需求。这种倒推，源于用户，而又高于用户，它跳出部门与个体用户的狭隘小圈子，更为宏观、准确，它反映了整个用户群长远的、整体的需求。较之单纯通过调查、走访等方式“正推”得来的用户需求更科学，原因在于，不同的用户个体，在表述信息需求时，差异较大，部分用户能准确地表达自己的需求，部分用户表达需求时不够准确，还有部分用户不能完整表达需求。因此，面对数量庞大、差异较大、性质不同的用户群，先以文档为突破点，预测用户需求，既相对科学、准确，又能提高效率，节约成本。以河北大学档案馆为例，通过梳理河北大学八十周年校庆产生的相关文档，工作人员科学预测了校庆工作从筹备到庆典的信息需求，在此后档案信息的收集中，有意识收集保存相关的文档以及其他信息，日积月累，在用户提出需求前做了充分的准备，从而为今年九十周年校庆提供了丰富的信息支持。
　　二、“以文档为载体”捕获并存储知识
　　在知识经济时代，知识已成为整个社会以及各个组织发展的重要资本。知识来源于信息，反映着人类对自然界、人类社会以及思维方式与运动规律的认识与掌握。从知识的可呈现程度来看，知识分为显性知识和隐性知识。显性知识是能够表达的，容易用数据、科学公式、编码过程和普遍规律来传播和共享的知识；隐性知识则是高度个人化的，难以形式化的知识。无论对于显性知识，还是隐性知识，只有捕获并存储，使其流动、共享、创新，用于推动组织及整个社会的良好运转，知识的价值才能充分发挥出来。
　　首先，对于显性知识的捕获与存储。显性知识主要通过文字来记录和传播，在组织中，大量的文档实际上是显性知识固化的重要形式。比如，在高校教学活动中，关于教学管理、教学实践和教学研究等活动的内容，大多以文档的形式存在，这些文档不仅仅记录了教学工作的进行过程，也是各项教学活动经验的积累和总结，是关于教学活动知识的固化成果。然而，在实践当中，因为种种原因，显性知识因没有被固化而流失的情况也很多。比如，在学生管理工作中，尤其是素质教育实施以来，不管是学生工作者，还是学生组织，或是学生本人，在工作和学习生活中都会形成大量的记录，如果将这些记录保存并进行整理，学生工作者会在其中发现工作规律，学生会在其中发现自己大学生活的得失，更科学地做出自己的职业生涯规划。但是，很多高校，由于管理思想、管理方式的落后，对此类文档疏于存留，从而造成了此类显性知识的流失。由此可见，文档本身即贮存着大量的显性知识，对文档的合理存留是捕获和存储大量显性知识的重要手段。
　　其次，对于隐性知识的捕获与存储。易凌峰等在其编著的《知识管理》一书中提到“显性知识可以说只是冰山的一角，而隐性知识则是隐藏在冰山底部的大部分。”在现代组织知识管理中，大家都已认识到隐性知识的重要性，并通过各种途径实现对隐性知识的“管理”。比如通过会议、研讨、共同实践等方式将个人或团队的隐性知识进行梳理。虽然我们说隐性知识是难以形式化的，但这并不代表着它是不能被传播和利用的。在隐性知识中，有些是不可表述的，有些是不易表述的，有些是尚未表述的。在知识管理中，我们应结合情境，具体问题具体分析，为隐性知识的外化提供丰富的土壤，借助文档，实现隐性知识的显性化。在实践中，我们可以根据本组织的实际情况，设立不同类型的文种用于会议、研讨等实践活动，提出不同类型文种的内容要求，这些要求是引导个人或团队表述其工作内容或工作方式、方法等的线索，完成这一文种的写作，正是有意识地引导隐性知识主体外化知识的过程，同时，再将这些内容进一步梳理，形成工作的标准、规范等，以便知识更大范围的传播和共享。比如对于优秀教师的教学、科研经验，在进行经验交流时，我们可以结合教学、科研的整体要求以及其他教师的知识需求等因素，制定统一的格式，提出具体的写作要求，这样更有利于优秀教师隐性知识的外化。 三、“以文档之间的联系为切入点”实现高校知识创新 (责任编辑：南粤论文中心)转贴于南粤论文中心: http://www.nylw.net(代写代发论文_毕业论文带写_广州职称论文代发_广州论文网）