档案机构管理的档案，不是由档案机构自己产生的，是对于历史上形成的和现实生活中不断出现的文件，进行长期收集和积累起来的。档案收集是档案机构积累档案的主要方法。从全部档案业务工作的程序来看，收集是档案工作中的首要环节，通过收集为档案工作提供了管理对象。有了档案后档案机构才有进行鉴定、整理、编目、保管、统计和利用等工作的条件。档案的收集工作是贯彻统一管理原则的一项重要内容和措施。只有收集工作才能将国家的全部档案集中到档案保管机构，形成档案基地，进行科学管理。档案收集工作质量高低直接关系到档案工作的其他环节，收集及时，鉴选得当，档案完整系统，可为档案管理的各个环节创造良好条件，集中力量对档案进行研究，广泛开展档案的利用工作。
　　档案馆、室是专门管理档案的机构，它在向不同的对象收集档案的过程中，就体现着国家与单位、单位与其内部机构、国家与个人等多方面的广泛的关系。处理这些关系，一般涉及法制和民主、统战政策等许多方面的问题。做好收集工作，必须提高政治水平，加强法制和政策观念，经常不断做好宣传工作，总结工作经验，研究工作方法。
　　一、档案馆档案的来源
　　1、接收各个组织单位的档案
　　即现在正在工作活动的机关、企事业单位等组织形成的档案，它时刻在不间断的产生和形成。根据国家规定，现行机关档案中具有长远保管意义的部分，应定期向档案馆移交，它是档案馆档案逐渐增长和丰富的源泉。
　　2、接收撤销的组织单位的档案
　　撒销行政机关企事业单位的档案，也是档案馆档案的来源之一。
　　3、征集历史档案
　　通常是指建国前，存在过的各机关、团体、部队、学校、企业、事业单位以及著名人物在活动中形成的档案材料，也应包括改革开放前的档案，这些都是档案馆档案的重要来源。
　　4、档案馆之间交接档案
　　因行政区划的变动或档案馆网结构的变化等原因，使档案馆的设置和档案馆的保管范围随之调整，因此出现某档案馆接收其他档案馆档案的情况。档案馆实际保存成分有时需要调整。
　　按照分层负责、集中统一保管档案的要求，及《档案馆工作通则》、国家有关的专门规定，各类档案馆收集档案的范围各有不同：
　　各类专门的、专业性的档案馆，按照党政领导机关、专业主管机关和档案行政管理机关的有关规定，收集属于本馆专藏的档案和有关资料。
　　二、现行组织单位档案的接收
　　这些档案是反映改革开放和建设中国特色社会主义具有现实意义和历史意义的文献，这些是我国档案财富的重要组成部分。接收现行组织单位和已撤销组织单位的档案，尤其是接收现行组织单位的档案，是档案馆收集工作的重要任务。馆藏质量的高低，档案馆工作秩序怎样，及开展利用工作的是否顺利，在一定程度上取决于现行组织单位档案和撤销组织单位档案的收集。这些档案的接收，一般是带有关键性的工作，要投入足够的力量组织好此项工作。档案馆在接收相关档案前，要加强与移交单位的联系，主动地了解档案形成的现状及发展趋势，如档案的成分、特点，数量，完整状况，整理、鉴定方法、质量，保管条件，移交的准备等，还要进行制度化的登记和统计，有计划安排接收工作。
　　为使接收的档案符合要求，要对移交单位进行移交前的工作指导，明确接收的具体要求，检查移交档案的质量。在移交档案不能满足接收要求，要先提出意见和建议，督促移交机关进行加工整理。
　　1、档案馆接收现行组织单位档案的期限
　　按照档案发挥作用的规律性，为方便档案形成单位工作查考需要，方便国家各项工作全面的利用，现行组织单位档案首先要保存在本单位，然后由各级档案馆接收保管。按照《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》：省以上机关要把永久保存的档案在本机关保存20年；省辖市和县级以下机关要把永久、长期保存的档案在本机关保存十年，再向档案馆移交。单位的档案在本单位保存的实际年限，还要按现行组织单位所处的环境和档案保管的条件、现行组织单位的工作性质及形成的档案特点、档案馆建设的状况和档案馆离现行组织单位的距离等因素确定。一些特殊性质的组织单位的档案，要在本单位保管较长时期，暂不规定其保管期限，先由本单位保管，在认为需要和能保存在档案馆时再接收。档案馆接收现行组织单位保管；期满的档案时，有逐年定其接收两种办法。
　　2、接收现行组织单位档案的要求
　　为档案馆工作的顺利进行，根据有关的规定和实践经验，移交和接收档案，必须满足以下要求：一是进馆档案要保持全宗的完整性，单位的全部档案要成为一个整体，统一归入一个档案馆，切忌分散。二是规定移交的档案，要由相关单位收集齐全，根据规定整理好。三是与档案相关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及有关检索工具，随同档案一起接收。案卷目录要根据规定格式编制一式数份，其中一份经档案馆签收后退回移交单位。不是全部现行组织单位的档案均应接收，接收档案的范围要由各级档案行政机构按国家相关规定决定。
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