高校人事档案管理的信息化是社会发展的必然趋势,把新兴的技术手段引入人事档案管理领域是可行的和完全有必要的。但是,高校人事档案管理工作的信息化建设是不可能一蹴而就的,而是一个循序渐进的过程。具体来说,可以从以下方面入手。
　　
　　一、转变和更新观念
　　
　　在知识经济快速发展的今天,档案信息量快速增加,学校领导和档案管理人员必须转变人事档案的管理理念。一是领导要重视人事档案工作,加大投入,为人事档案信息化管理提供良好的工作条件。二是档案管理人员要树立人事档案信息服务意识,主动、及时地为学校的各项工作提供优质服务;切实加强现代化管理技术的学习和研究,以适应人事档案信息化管理的需要。
　　
　　二、健全规章制度
　　
　　人事档案信息化建设,需要健全的规章制度和相应的法律保护。因此必须要加强法律法规和规章制度的建设。人事档案管理工作的特殊性决定了法律法规的重要性。高校相关部门必须及时按照国家档案局颁布的《归档文件整理规则》,根据社会和学校的改革发展对人事档案管理工作的需求,结合自身工作的需要和特点制定人事档案工作发展规划,建立健全人事档案管理工作的各项规章制度,使人事档案管理工作有章可循,科学规范。
　　
　　三、开展人事档案信息的数据化
　　
　　要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统,利用计算机管理高校人事档案,实现人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式由磁介质交换转变为网上传输,逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享。人事档案管理信息化是以人事档案管理标准化、规范化、系统化、自动化为基础得以实现的。高校人事档案信息化管理系统最主要的部分是人事信息数据库,它主要包括高校人员的基本情况、人员的职务和职称情况、人员学习培训情况、表现情况以及其他情况等。因此,要以档案的原始材料为依据,信息录入要完整,只有数据完整,后期维护才能顺利进行;信息录入要准确,只有准确的数据,数据库的后期维护才会有意义;培养时时更新意识,要派专门档案管理人员及时对数据库进行更新和核准。运用信息维护系统,将人事档案的信息录人微机,建立完整、准确的人事档案信息数据库。同时,高校要采取积极有效的措施,构建通信稳定、数据传输快速、可靠性高的校园局域网,建立人事档案信息网络;保证计算机硬件及软件系统的更新换代。
　　
　　四、做好人事档案数据资料的保密和安全工作
　　
　　要在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上,一方面建立规范、严格、科学的信息化管理制度,从制度层面杜绝泄密及数据丢失的可能性;另一方面,要严格分配管理权限,定期备份,及时维护数据库,从技术手段上保证数据的安全性及保密性。
　　
　　五、建立一支高素质人事档案管理队伍
　　
　　要实现人事档案管理信息化,就必须要有一批高素质的档案管理人员。信息化管理下的人事档案管理人员不但要有较高的政治素质和人事档案管理的业务知识,而且要有掌握现代技术、熟练运用高新设备管理的能力。这就需要档案管理人员认真学习《档案法》和人事档案管理知识,加强政治素质和业务素质的培训,提高管理水平,掌握现代信息管理技术,努力使自己成为既熟悉档案业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。
　　
　　参考文献:
　　1.浦文红.高校人事档案管理工作[J].理论界,2008(3).
　　2.李冬梅.浅析高校人事档案管理[J].四川档案,2008(4).
　　3.刘涛.高等学校人事档案信息化建设探析[J].陕西教育学院学报,2007(3).
　　作者单位:重庆三峡学院