文物保护单位档案是对文物本体的记录(包括物理性质和人文性质的综合历史文化信息)以及有关文献的收录。“文物保护单位”一词,是文物界对不可移动文物的专用名词,它是人类社会生活中遗留或保留下来的具有历史、科学、艺术价值的实物和相应的环境与地域。开展文物保护单位档案工作是在保护文物的同时,利用记录、收录和电子数据库的形式建立相应的档案,用以延长和保留该文物在有限的物理生命以外的历史信息。这样既能保证为在一些极端情况下(例如自然灾害、战争、盗窃等),文物遭到破坏后的维修、追索等行为提供重要依据和司法见证,也能为开展国民教育、精神文明建设发挥重要作用。
　　随着社会进入高科技信息时代,计算机被广泛应用于各种领域,文物保护工作也发生了相当大的变革,文物保护单位档案也由纸张为介质的传统档案正逐步向以磁盘、光盘等为介质的电子文件过渡,网络的普及更是彻底改变了以往旧的管理模式。但是因为当前技术力量、设备配置、制度等问题不能得到同步发展,因此在相当长的时间内,档案工作将处于纸质文件与电子文件并存阶段。如何做好文物保护单位电子档案工作,完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡,也成为文物保护档案工作者的全新课题。
　　
　　一、电子档案管理工作中存在的主要问题
　　
　　1.电子文件的特性带来的问题
　　电子文件具有依赖性和信息的不可识别性、信息载体的可分离性、信息的可共享性以及保存环境的特殊性等,这一系列特性在文物保护单位电子档案中都有表现。对于纸质文件来说,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性,但电子文件的内容与形式是相对独立的,没有相对固定的形式,需要对采集的电子文件进行全面、认真的检查。电子文件虽然方便快捷,但同时给档案管理也带来了新问题。第一,重要文件资料对操作软件的依赖性将成为电子档案收集的一大难题;第二,电子文件便于修改、便于复制的特性,使得最能表现档案原始记录的内容与形式特征不复存在;第三,电子文件是计算机文字处理系统中的最后文本,没有草稿与打印稿的区别,也没有正本与副本的差异,这就使得专业人员和档案工作人员在收集整理电子文件时也难以决断。
　　2.电子档案的保密问题
　　文物保护工作的开展必然会产生文物建筑、遗址等测绘成果和学术科研成果,从学术科研成果的知识产权及文物本身的安全因素考虑,文物保护单位档案的保密要求相对更高。然而电子文件的特性又使对其保管相比纸质文件困难得多。一是操作要求严格,要避免操作失误而使原始电子文件丢失;二是适合电子文件载体的物理、化学要求相对纸质档案要高;三是在网络环境下,应注重电子文件的安全,不受病毒等恶意程序的篡改,防止网络恶意窃取,确保文物档案的安全。
　　
　　二、电子档案的管理
　　
　　1.电子档案与纸质档案管理的共存
　　目前因为电子文件的管理制度、技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在各种问题,在这些问题没有得到有效解决之前,为了如实反映文物科研活动及其成果,必须针对文物保护单位的特点,实行纸质和电子文件双套归档。只产生纸质文件的,如勘探发掘记载、分析记录、文物调查、会议资料等就只归档纸质文件;必须转换成光盘存储的,如磁带、磁盘、幻灯片、录像带、录音带等其他载体的信息就保存电子档案;既有纸质文件又有电子文件的,如图纸、照片、拓片及摹本、保护规划及保护工程方案、文物调查及考古发掘资料、文物保护工程及防治监测、文物展示、统计数据等就要实行纸质与电子档案共存的管理模式。
　　2.电子档案与纸质档案的同步管理
　　文物保护单位电子档案管理应遵循“五同步”管理要求,即电子档案与纸质档案的同步管理,实现电子文件与纸质文件同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。按照1999年2月26日发布的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的第一部分“电子文件归档与档案管理”中的要求,学术科研课题的电子文件,应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。可以采取将电子文件和纸质文件“合二为一”的整理方法,使两者拥有相同的档号和著录信息,这样,在整理归档纸质文件的同时,归档电子文件也就整理完成了。
　　3.电子档案的提供利用
　　因为文物保护单位的文物建筑、遗址等测绘成果和学术科研成果均拥有较高的保密程度,再加上电子档案信息内容的易改、易复制等特性,在网络普及的今天,文物保护单位的电子档案工作者在提供利用时更应该采取保密防备措施。
　　在网络管理中,应按照文物电子档案管理的密级规定,分为在线管理和离线管理。在线管理的电子档案,要采取必要的防火墙技术与杀毒监控技术。离线管理的电子档案,要采取必要的防盗技术及加密技术。提供利用时应按照查阅者的利用状况与科研成果的密级而定。对于有较高密级的电子档案,一般不宜采用拷贝的方式提供利用。在特殊状况下要采用拷贝的方式提供利用,必须要有严格的审批手续,并在相应保密人员的监督下,方可进行拷贝,以确保文物档案的安全。
　　
　　三、电子档案质量的保障措施
　　
　　1.电子档案的管理制度
　　要建立健全电子档案管理制度,针对文物保护的特点,完善《科技档案管理办法》及《档案管理制度》,把电子档案管理纳入科技档案管理,科技档案管理纳入科研管理工作,并列入单位管理目标考核。
　　2.电子档案的规范体系
　　要结合工作实际,从管理、业务、技术三个方面加强完善电子档案规范体系,保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循;要明确职责,保证数据准确、真实、规范、统一;对电子文件原始性、真实性的认定和管理,可通过电子信息加密技术、签署技术、身份验证等技术措施,提高电子文件的可靠性;同时还要提高专业人员对电子档案的认知,唯有一线的专业业务人员自觉收集保存,才能使电子档案做到完整、真实;最后要不断提高文物保护专业工作者和档案工作者的素质,尤其是他们的计算机知识和网络知识要不断更新,这样才能保证文物保护单位电子档案质量,建立电子档案管理的规范体系。
　　3.电子档案的安全保障
　　要重视档案信息安全保障体系及应急处理措施建设,从管理层面上加强制度建设和档案工作人员对信息安全的认识;从技术层面上提供多层次、多角度的信息安全预防措施,并在信息安全危害一旦发生时采取有效应对措施将损害降至最低。此外,还要增强档案管理人员网络信息安全防护意识和安全防护技术水平,以防止失、泄密现象的发生。 (责任编辑：南粤论文中心)转贴于南粤论文中心: http://www.nylw.net(南粤论文中心__代写代发论文_毕业论文带写_广州职称论文代发_广州论文网）