随着经济建设不断发展,基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展,如何加强基建档案管理和鉴定是一项非常重要的工作。因此我谈一谈这些年管理基建档案的体会和一些看法:
　　
　　一、 基建档案的作用
　　
　　(一)基建档案是建设活动中形成的第一手材料,是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料,包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容,同时基建档案还是单位档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作,按照基建工程建设规律收集、整理、保存完整、准确、成套系统的基建档案资料,是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果,对提高单位发展水平,加强单位基础设施建设力度,增强单位整体档案管理工作合理化、规范化,发挥着重要的作用。
　　(二)档案管理的最基本目的也是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目,基建工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工,由一个或几个单项工程组成,经济上实行统一核算,行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物,工程项目的特点,决定了基建档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性,基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证,是单位维权的依据,是工程项目的宝贵财富。
　　(三)基建档案工作是基建工程建设的组成部分,按照基建工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的基建档案资料,实行集中统一管理原则,为工程项目的实施提供档案利用服务,如在筹建一项工程项目的前期工作中,需要进行项目可行性研究、上报建议书、选址、土地规划等工作,必须查阅大量的过去和现在的档案资料,作为申报和编报材料的科学依据,在工程竣工验收阶段,更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。所以,需加强基建工程档案管理工作,为提高基建工程管理水平发挥档案作用。
　　
　　二、完善基建档案管理体制
　　
　　(一)建立健全基建档案管理规章制度。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求,各参建部门都应设立相应的档案机构,配备专职档案人员,明确各自管理职责,建立基建档案管理网络体系,深化职能,加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。
　　 (二) 加强基建档案管理的收集工作,基建工程各阶段相互衔接,一个环节连着一个环节,档案资料如果收集不完整,可能影响其他阶段工作的开展,所以,制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表,抓住工程关键阶段进行收集,档案部门要实行全过程跟踪服务,改进工作方法和态度,贯彻落实基建档案工作的规定和措施,采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制,分工明确,责任到人,确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。
　　
　　三、对基建档案鉴定
　　
　　(一)已经施工的基建档案,应当永久或长期保管。特别是对于重要的工程,必须严格执行竣工图的编制和审核制度。工程部门在施工过程中,应及时的收集、积累原始资料,完工后即应根据实际情况认真地绘制竣工图。基建单位在验收交接时,应按竣工图进行审查验收。这样做,不仅可以保证竣工图的完整与真实,还避免了事后补制,花费很多的时间去查对、回忆、开挖等。更重要的是对工程质量了解得更清楚、更有利于今后的管理和维修。设计任务书、产品方案、主要建筑物、构筑物、各种管线等的计算书、施工图、竣工图,都应当永久或长期保管。
　　(二)基建设备在使用中,由于维修、改建、扩建不断在变化着,所以竣工图也必须随着基建设备的变化及时地补充。否则,它就很快失去应有的作用。因此管理维修部门,必须自上而下的建立基建设备变动的申请、批准和图纸的补充修改制度,以保证竣工图永远能够反映实际。
　　(三)技术档案是技术文件材料转化来的,一项基建工程的技术文件材料,是在工程建设各阶段形成的,它无论在建设过程中或建成后都是不可缺少的。是否建立起正常的技术文件材料的收集、整理与立卷归档制度,是考核技术管理工作好坏的标志之一,所以工程竣工时应把基建工程档案作为整个工程验收的一个项目进行验收。
　　总之,基建档案反映基建工程项目的真实面貌,我们做好基建档案开发利用工作,探索档案服务机制。基建档案利用工作是基建档案管理的目的和归宿,“今世赖之以知古,后世赖之以知今”,紧紧围绕单位和社会中心任务,挖掘基建档案服务潜能,编制档案检索工具和编研材料,提高档案利用率,充分发挥基建档案的作用,为单位和基建工程各部门提供档案服务。