4.明确重点，指定专人收集重要档案材料
　　要根据教务档案的特点，明确各科室收集档案材料的范围，指定专人收集具有保存价值的重要档案资料。如：①文件类：县委、县政府文件、上级文件以及学校制定的教学科研工作文件和实施方案等；②综合类：教学通知、各科室工作计划总结、教学工作会议材料等；③教学类：教学课程表、干部培训进程表、考试安排、考核办法等；④学籍类：各班次花名册、成绩单、结业证及毕业证书、学历证书电子数据等；⑤教师业务类：本校教师以及外聘教师基本情况材料、考核情况、进修情况、骨干教师的培养考核材料、教学评价、教学竞赛和教学奖励；⑥科研类：教学改革方案、下乡下企业调研资料、教学评估和反馈、校际之间的交流材料、论文发表情况材料等；⑦教材类：征订的教材、各类教学参考书、本校教师参与编写的教学材料等；⑧其他类：主要包括电子档案、照片档案、录音录像档案、多媒体材料等，只有指定专人负责收集整理，才能使材料归档做到完整准确、系统、规范。
　　5.严守秘密，处理好教务档案的开发利用与保密的关系
　　在教务档案的开发利用过程中，要坚持档案工作的保密原则，完善保密制度。同时也要正确处理好所有权、隐私权的关系，档案的开发开放不能危害学校集体的安全和利益，不得侵犯教师和学员的合法权益，对教务档案中诸如有关教师基本情况，对教师的评价、奖惩情况，学员的基本情况等内容应加以保密。要公开上网的，要经过学校认真审核。但对于那些可以及时开放的档案信息，也要及时上网，避免造成信息利用价值的损失，从而使档案的利用向广泛、纵深发展，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，也使档案的社会功能得到充分发挥。
　　6.加强队伍建设，提高档案管理人员的素质
　　社会的发展，科学技术的不断进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。因此，要加强对档案管理人员的业务培训工作，提高他们的综合素质。一是要提高思想素质，营造一种爱岗敬业的良好氛围，具有强烈的档案意识和服务意识以及良好的职业道德和心理素质。二要注重自身学习，主动参加岗位培训，不断提高管理教务档案的水平，做到依法治档。三要成为复合型人才，既有档案管理的专业能力，又要善于运用现代化手段，擅长计算机的应用和网络信息管理的技术。因此，档案管理人员要主动参加计算机等的考试，熟练地运用计算机技术管理电子档案，以便对电子档案管理和电子文件实行“前端控制”，争取做到及时接收电子文件。
　　7.建立健全一系列行之有效的奖惩制度
　　奖惩制度的内容涉及方方面面，但最主要的是应建立卓有成效的激励机制以调动教务档案管理人员的积极性和创造性。对奖励的手段和标准应该做出明确的规定。要充分重视和加强如表扬、表彰、肯定、关怀、信任等精神鼓励的作用。此外，建立优胜劣汰的人才竞争机制也是十分必要的。长期以来，一些档案管理人员以靠经验办事居多，容易产生不思进取的思想，更谈不上去改革创新。应该坚持公开、公平、竞争、择优的原则，让人才脱颖而出，真正做到能者上，平者让，庸者下。这样，档案管理工作者才能清楚地认识到自己的工作业绩与生存发展密切相关，同时也让他们深深感受到各得其所，安心工作。
　　总之，作为一名档案管理工作者，要时时更新思想观念，有强烈的档案意识，积极投身到档案信息化建设中去，大胆创新，以不断推动学校教务档案事业的发展。

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