（6）进程和控制。大多数使用网络协作技术产生的信息被形成和存储在外部组织的服务器上。组织应与第三方服务商签订服务协议，确保文件的捕获和保管符合组织的要求。将文件的相关元数据与文件保管和处置计划相关联，建立数据映射，满足检索需求。此外，为了控制风险，保证安全和保护信息资产，必须有信息访问控制来作为文件管理计划活动的补充。
　　（7）变更管理。变更管理在监督技术、设施、流程、组织内部机构或系统更改时是一项十分重要的任务。采取激励措施鼓励员工加入到组织变革中来。监督变更管理的实施过程，并对其效果进行追踪确认。
　　（8）培训。既要培养文件信息工作者积极使用网络协作技术的意识，又要对其进行文件管理常识的培训。组织的培训计划应与人力资源、信息技术等部门协商制定。
（9）审计和评估。为了利用网络协作技术来实现文件管理目标的持续收益、实用性和适用性，定期对组织使用这些技术的成果进行审计是至关重要的。
　　三、对我国文件管理工作的借鉴
　　该标准的制定为各类型机构和组织在网络协作技术环境下的实施文件管理提供了框架，不仅能够指导美国的文件和信息管理工作者，而且为其他国家在网络协作技术环境下开展文件信息管理工作提供了思路和方法借鉴。在我国，网络协作技术在电子政务和商务活动中已开始出现，但如何应对此环境下的文件与信息管理工作，我国尚缺乏专门的研究和对策，该标准的发布对我国新技术应用背景下的文件管理具有以下借鉴作用:
　　1．国内文件和信息管理一直采用相对保守的内部管理手段，美国采用网络协作技术管理机构的文件和信息的探索与规定，为我国的文件信息管理事业的转型提供了借鉴。目前我国各类型的组织机构在管理文件和档案时虽然采用了计算机管理系统，但大部分是脱机管理或在组织局域网（如档案馆内部）运转，限制与互联网的连接。这种内部管理的方式虽然安全性较高，但耗费了较高的人力、技术、资金和资源成本，限制了信息的共享与复用，这与知识共享与快速发展的社会节奏背道而驰。该标准将网络协作技术在文件管理中的应用原则和实施步骤进行了详细规划，具有较强的可操作性，我国可以此为范本结合本国实际探索文件管理的新途径，打破局部管理的思维和实践模式。
　　2．标准中第5部分阐述了如何将文件管理通则中的八大原则运用到网络协作技术中，重点强调了组织的责任、授权行为和对信息资产的保护，有利于保证文件信息的真实性、可靠性。由于我国的电子文件管理体系和制度建设尚处于完善改进过程中，电子文件泄密尚未得到有效控制，因此可借鉴该标准中的问责原则、诚信原则、保护原则、保管原则和处置原则等，改进我国文件管理的制度体系，保护信息资产。
　　3．安全保管、持续有效是文件管理的首要目的，风险控制是文件管理工作的基本要求，该标准针对在文件管理领域应用网络协作技术中的风险与隐患，从组织和服务商的角度提出了解决对策。我国在考虑文件管理的社会化服务时可借鉴该标准中已提出的风险控制措施和实施程序，在应用网络协作技术的初期将风险控制、风险规避和风险应对措施纳入整体的规划体系。
　　注释：
　　＊本文为中国人民大学研究品牌项目“电子文件管理发展和前沿年度报告”的阶段研究成果。（项目代号：10XNI019）
　　①ANSI/ARMA 18-2011 Implications of Web-Based, Collaborative Technologies in Records Management.US: ARMA International, 2011.
　　②GARP: The Generally Accepted Recordkeeping Principle 文件管理通则，文件管理工作者协会（ARMA International）于2009年2月20日批准发布
　　作者单位：朱莉、安小米，数据工程与知识工程教育部重点实验室、中国人民大学信息资源管理学院；
　　薛四新，清华大学档案馆

(责任编辑：南粤论文中心)转贴于南粤论文中心: http://www.nylw.net(南粤论文中心__代写代发论文_毕业论文带写_广州职称论文代发_广州论文网）