四、IT预算控制过程中的关键要素
　　
　　IT预算确定以后,将据此确认全年的各项采购计划。
　　1.预算控制中要做好事前审批和事后分析。一般在IT预算范围内的支出,事前需要审视,主要关注IT计划是否临时调整,其中金额重大的采购需要进行集中采购评审。而IT预算范围外突发的支出,需要事前评审,严加控制。在日常预算管理中,定期进行预算执行分析,分析差异,追究原因,是预算不合理,还是支出不合理造成?根本原因是什么?如何进行管理改进?
　　2.预算控制要落地到业务流程中。每个企业有各自的业务流程,和预算密切相关的流程可能包括公司的采购验收付款流程,IT内部的项目管理流程、采购需求评审流程、IT资产管理流程、配置管理流程等。预算控制时需要分析各个流程中和预算控制相关的关键控制点,将控制落地到流程中。举例来说,IT采购需求评审流程中需要进行预算检查,超支和预算外的提交集中评审,这是关键控制点。资产到货后要进行验收,由于IT采购种类较多,相对复杂,所以针对不同类别采购应该制定相应的验收策略,验收后,财务将确认该项支出,因此验收是一个关键控制点。
　　3.预算责任追溯。管理是有成本、讲效率的,集中控制和分散控制在具体运用时各有特点,例如有的企业IT部门会汇总IT年度采购计划由专人负责,有的企业由IT部门内各职能部门自行管理IT采购,优劣在此不再赘述。不论在哪种控制模式下,预算控制责任将落实到具体预算责任人,事后进行追溯,并结合绩效评价才能获得最终效果。
4.年底前要提前及时进行预算执行回顾。在常用的定期预算法下,预算年度和会计年度是一致的。一般在第四季度开始,需要对预算执行情况和第四季度采购计划及时回顾,预测年度预算执行结果。避免今年预算没有执行,占用明年预算的情况发生。
　　
　　 五、重大资本性支出预算和项目预算管理的关键要素
　　
　　财务上经常要求编制IT费用预算和单独的重大资本性支出预算。IT费用预算中包括资本性支出分摊在当年的费用,比如固定资产的折旧费用,费用预算对当年利润预测的影响很大。而对重大资本性支出预算则需要详细的投资分析报告进行评价,并关注其对于企业长期盈利预测的影响,以及评估资本性支出涉及的重大现金流对财务现金预算的影响。
　　项目预算经常用于新应用系统建设、大规模基础设施建设、重大系统升级等,涉及硬件、软件、实施、培训等投入。对于信息化建设期的企业,需要实施AIS、ERP等系统,项目预算占很大比重,也有很多大型企业需提升供应链管理水平或商业智能水平,实施SCM、CRM系统或BI,提高供应链反应能力或改变客户体验,上线这些系统需要建立大型数据库和存储系统,项目预算也会非常大,需筹集专门资金,进行严格的项目预算控制。
　　在这类预算管理中,要关注重大金额的预算,涉及以下关键要素:(1)金额较大的重大资本性支出预算是否有详细的技术、财务可行性的论证报告;(2)是否符合IT各项架构标准;(3)如果属于建设中IT建设项目分解在当年的预算,是否有立项报告和完备审批结果;(4)对于拟新建的应用系统项目预算,是否获得相关业务领域主管的认可;(5)重大项目在实施过程中,需要定期或者定点进行项目预算的执行分析和提前预警。
　　总而言之,在企业IT预算管理中关注上述关键点,可以有效提升预算管理的效率和效果,真正发挥IT预算工具的价值。
　　
　　主要参考文献
　　
　　[1]Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.Internal Control Integrated Framework[S].1994.
　　[2]IT Governance Institute. Cobit 4.1[S].2007.
　　[3][荷]Jan van Bon. 基于ITIL的IT服务管理——基础篇[J].章斌,译. 北京:清华大学出版社,2007.
　　[4]胡燕鸿,刘媛媛.基于业务与财务视角的企业IT预算编制方略[J].中国管理信息化,2009,12(20).
 

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